Visão geral do ERPia#
O que o ERPia faz, onde cada parte roda e qual é o vocabulário que você vai encontrar nas telas. Leia esta página antes de qualquer tarefa: metade das dúvidas de operação é vocabulário.
Antes de começar — nenhum pré-requisito. Esta página não altera nada no sistema.
Passo a passo#
- Leia "O que o ERPia faz" para saber se a sua tarefa é de loja ou de gestão.
- Localize a sua superfície na tabela "As três superfícies".
- Confira "O que funciona sem internet" antes de prometer algo a um cliente na boca do caixa.
- Entenda "Loja, empresa e rede" antes de cadastrar qualquer coisa em duplicidade.
- Consulte o glossário quando uma tela usar uma palavra que você não conhece.
O que o ERPia faz#
O ERPia é um sistema de frente de caixa e retaguarda para mercadinhos, mercearias e varejo pequeno e médio no Brasil. Ele cobre duas metades do mesmo negócio:
- A loja: vender, receber, emitir o documento fiscal da venda, controlar o dinheiro do caixa e o estoque na prateleira.
- A gestão: cadastrar produto e preço, comprar e receber mercadoria, acompanhar margem e faturamento, pagar e receber, fechar o mês e entregar o fiscal ao contador.
O que ele não é: não é um sistema contábil completo e não substitui o seu contador. Ele produz e organiza a informação fiscal e financeira; a escrituração e as decisões tributárias são do contador.
As três superfícies#
| Superfície | Onde roda | Para quê | Precisa de internet? |
|---|---|---|---|
| Retaguarda web | navegador, no computador da loja ou de casa | cadastro, preço, compra, estoque, financeiro, fiscal, gestão e administração | sim, para carregar e salvar |
| PDV (o aplicativo do caixa) | Windows ou Android, na máquina do caixa | vender, receber, emitir NFC-e, abrir e fechar turno e jornada | não para vender; a sincronização acontece depois |
| Contador e Operador | navegador | a visão de fechamento fiscal do contador e a central de gestão da plataforma e das revendas | sim |
A retaguarda e a API sobem juntas, na mesma porta: a retaguarda é servida pelo próprio processo que responde à API. Não existe um endereço separado para o back-end.
O Operador e o Contador não são papéis de loja: são superfícies de quem opera a plataforma (revenda, suporte, contabilidade). Um usuário de loja não entra por ali, e o contrário também vale — o operador da plataforma é orientado a usar o painel dele só para tarefas de plataforma, entrando pela retaguarda do cliente com usuário da empresa para operar produto, fiscal, caixa, estoque ou financeiro.
O que funciona sem internet#
Esta é a informação mais importante desta página para quem está no balcão.
| Situação | O que continua | O que para |
|---|---|---|
| Internet caiu, mas a rede local funciona | Vender no PDV, com o catálogo e o preço que já estão no terminal; abrir turno, sangria, suprimento, recebimento, despesa do caixa | sincronizar com a retaguarda; acompanhar a venda na retaguarda em tempo real |
| SEFAZ fora do ar | vender em contingência, quando habilitada, e imprimir o DANFE de contingência; a nota assinada fica na fila de transmissão | imprimir o DANFE autorizado, que depende da autorização da nota |
| Caiu a energia durante o fechamento do turno | nada se perde: o rascunho da apuração fica no banco local do PDV e reabre com os valores já digitados | a conclusão do fechamento, que precisa ser refeita |
| Retaguarda indisponível | o caixa continua vendendo; a fila de sincronização cresce e sobe depois | publicar carga nova, cadastrar produto, conferir caixa |
Loja, empresa e rede#
Os três níveis são distintos e é fácil confundi-los em um cadastro.
| Nível | O que é | Onde aparece |
|---|---|---|
| Empresa | o CNPJ raiz, o plano contratado e o conjunto de lojas e usuários da retaguarda. É o nível do login por e-mail e senha, e o nível em que se troca de empresa | tela de login, seletor de empresa, Lojas |
| Loja | o estabelecimento. Tem tipo matriz ou filial, regime tributário, dados fiscais, certificado A1 e configuração de NF-e/NFC-e próprios | Lojas |
| Rede | o conjunto das lojas da mesma empresa, quando há mais de uma. É uma consequência do cadastro, não um cadastro à parte | seletores de loja nas telas, Transferência entre lojas |
Regras que o produto aplica e que você vai sentir na operação:
- Uma empresa tem uma matriz e as demais lojas são filiais vinculadas a ela.
- Lojas não são excluídas: você desativa. O histórico fiscal e de vendas é preservado.
- Uma loja nova pode nascer espelhando os preços de outra loja, ou nascer sem preço em produto algum. A escolha é feita só na criação.
- Cada loja tem o seu regime tributário e o seu certificado, mesmo pertencendo à mesma empresa.
- O número de caixas por loja é limitado pelo campo de limite de caixas: zero significa ilimitado, e os caixas do plano são distribuídos entre as lojas.
Glossário#
| Termo | O que significa na prática |
|---|---|
| Jornada (do caixa) | o ciclo do caixa físico. Nasce quando o PDV abre o caixa e termina quando ele encerra. Uma jornada pode conter vários turnos. |
| Turno (do operador) | o ciclo de uma pessoa na custódia daquele caixa. Nasce quando o operador assume, termina quando ele sai. Só existe um turno aberto por jornada. |
| Bloqueio temporário | a pausa do operador (banheiro, almoço). Protege a tela, mas não encerra turno, não conta dinheiro e não gera malote. Para voltar, o PIN do mesmo operador é exigido. |
| Malote | o envelope com o dinheiro recolhido do caixa. Pertence a um único turno e é identificado por um lacre. |
| Lacre | o número que identifica o malote. É único por empresa, e um turno tem no máximo um malote. É o que a tesouraria lê para achar o malote certo. |
| Sangria | retirada de dinheiro do caixa (por exemplo, levar ao cofre ou ao banco). Reduz o saldo do caixa. |
| Suprimento | reforço de dinheiro no caixa (por exemplo, mais troco). Aumenta o saldo do caixa. |
| Fundo de troco | o dinheiro com que o caixa começa o dia, na abertura. O fundo transferido de um turno para o próximo nunca pode superar o dinheiro contado. |
| Carga (Carga PDV) | o pacote de produtos, preços e promoções enviado aos caixas. Enquanto um preço não é enviado, o caixa continua cobrando o preço antigo. |
| NFC-e | o documento fiscal da venda no varejo. O cliente recebe o cupom; o sistema transmite a nota à SEFAZ e guarda o retorno. |
| Contingência | quando a SEFAZ ou a internet falha, o PDV continua vendendo e assina a nota localmente. A nota fica em fila para transmissão quando a comunicação volta. |
| Matriz × filial | matriz é o estabelecimento principal, e só existe uma por empresa; filiais são as demais, vinculadas à matriz. Cada uma tem fiscal próprio. |
| Perfil | o conjunto de direitos de um usuário. Autoriza por direito, não por nome de cargo. |
| Rede (de lojas) | todas as lojas da mesma empresa, quando há mais de uma. |
Como funciona por dentro#
Só o que muda a sua decisão de operador:
- A receita fica retida até a conferência do turno. Enquanto o fechamento de um turno não é conferido no Caixa Geral, a receita das vendas daquele turno fica fora do balancete e do fluxo de caixa. Conferir o malote — mesmo com divergência justificada — libera a receita.
- O dia só fecha quando todos os turnos foram conferidos. São dois níveis: cada operador fecha o seu turno; depois o caixa fecha o dia, que é a soma dos turnos.
- O caixa pode ser bloqueado por tempo. A virada da data civil ou 24 horas de caixa aberto bloqueiam venda, sangria e suprimento até o encerramento no Caixa Geral.
- Pix e cartão não são redigitados. No fechamento do turno, o operador conta apenas o dinheiro físico; Pix e cartões são apurados automaticamente pelas vendas e pelo TEF.
Resultado esperado#
Você terminou esta página sabendo qual superfície usar para cada tarefa, o que continua funcionando quando a internet cai, e o significado de jornada, turno, malote, lacre, sangria, suprimento, carga, NFC-e e contingência. O próximo passo natural é Primeiro acesso à retaguarda ou Primeiro acesso ao PDV.
Se algo der errado#
| Sintoma | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| Duas pessoas falam de "caixa fechado" e uma discorda da outra | Uma fala do turno e a outra, da jornada | Confirme qual dos dois: o turno fecha na saída do operador; a jornada fecha quando o caixa físico encerra. Veja Fechamento do dia. |
| O cliente pede o cupom e o caixa diz que a nota não pode ser impressa agora | Nota em contingência ainda não autorizada pela SEFAZ | Explique que a nota foi emitida e será transmitida; o DANFE fiscal só é liberado após a autorização. Ver Fiscal — solução de problemas. |
| O preço na gôndola é um e o caixa cobra outro | Carga PDV não enviada depois da mudança de preço | Publique a carga e confirme a troca das etiquetas. Ver Dados e sincronização. |
| Criei uma loja e ela nasceu sem preço nenhum | Na criação, "Espelhar preços de" ficou como "Nenhuma" | Edite os preços na loja nova, ou aceite que ela nasça sem preço. O espelhamento só é escolhido na criação. |
| Não encontro um domínio no menu | Permissão do seu perfil | Ver Papéis, perfis e permissões. |