Como lançar, aprovar, pagar e estornar contas a pagar#
Esta página resolve a dívida com fornecedor: incluir o título, ler o boleto, classificar, dar baixa, agendar pelo vencimento e estornar quando o pagamento foi lançado por engano. Quem opera: o contas a pagar ou o responsável financeiro.
Antes de começar — você precisa de:
- permissão
financeiro.conta_pagar; - a loja do título — o campo Loja existe e a lista mostra em que loja o título caiu;
- o plano de contas com as categorias de pagamento — ver Plano de contas e DRE;
- o boleto em mãos (linha digitável, PDF ou foto) ou os dados para preencher à mão.
Passo a passo — incluir uma conta#
- Abra
Financeiro > Contas a pagar. - Clique em Incluir conta.
- Se você tem o boleto, cole a linha digitável no campo Boleto — o sistema lê valor, vencimento e banco e preenche os campos.
- Confira Fornecedor e Descrição.
- Confira o Valor e o Vencimento.
- Escolha a Classificação (plano de contas).
- Escolha a Loja do título.
- Salve. O título nasce Em aberto.
- Se houver divisão entre lojas, abra Ratear entre lojas na linha do título salvo.
- Confira as partes e salve o rateio.
Passo a passo — pagar#
- Localize o título. Para achar o que vence primeiro, use o chip Vencidas ou Esta semana.
- Clique em Registrar baixa para registrar um pagamento com os dados do pagamento, ou em Marcar paga para quitar o título.
- Confira o saldo e confirme a baixa. Uma baixa parcial mantém o título Em aberto, com o saldo restante. O título passa a Paga somente quando as baixas acumuladas quitam o valor total.
- Se houver baixa registrada e você precisar desfazer, clique em Estornar.
Passo a passo — estornar#
- Localize o título, aberto ou quitado, que contém a baixa incorreta.
- Clique em Estornar.
- Escolha a Liquidação a estornar.
- Confirme.
- Confira o saldo restante e a situação do título.
O estorno desfaz a baixa selecionada. Outras baixas permanecem registradas.
Campos e o que significam#
Ficha da conta#
| Campo | O que é | Observação |
|---|---|---|
| Boleto — código de barras / linha digitável (opcional) | o boleto | "Cole aqui — eu leio valor, vencimento e banco". Aceita 47 dígitos (linha digitável) ou 44 (código de barras) |
| Fornecedor * | quem recebe | obrigatório |
| Descrição | identificação do título | ex.: "NF-e 12345 / boleto" |
| Valor * | valor do título | aceita o formato 1.234,56 |
| Vencimento | data de vencimento | campo de data |
| Classificação (plano de contas) | a que categoria o gasto pertence | é o que leva o valor para a linha certa da DRE |
| Loja | loja do título | aparece na lista para você conferir onde o título caiu |
| CNPJ (opcional) | CNPJ do fornecedor | completa a identificação |
Registrar baixa#
| Campo | Como preencher |
|---|---|
| Valor em centavos | Informe um inteiro positivo. Para R$ 10,50, informe 1050. O campo começa com o saldo restante. |
| Ocorrido em | Confira o instante pré-preenchido. O formato é RFC3339, com data, hora e fuso, por exemplo 2026-10-15T09:00:00-03:00. |
| Forma de pagamento | Informe a forma usada na operação. |
| Conta financeira | Escolha a conta ativa apresentada para a loja e o rateio. A exigência depende do corte configurado pela empresa. |
| Observação | Registre informações que ajudem a conferir a baixa. |
Marcar paga ou Marcar recebida também abre a confirmação da quitação com a conta financeira.
O parâmetro financeiro.conta_obrigatoria_a_partir_de usa a data de registro no servidor.
Uma data de pagamento anterior não dispensa uma exigência já vigente.
Fonte conferido: , funções de montagem e validação do modal,
na revisão b3dc478f37316453140e22a082dfbb44e594605d.
Rateio entre lojas#
| Campo | O que é | Observação |
|---|---|---|
| Ratear entre lojas | distribui o custo entre as lojas | o aviso explica: "O título continua na loja que paga; o rateio diz quanto cada loja absorve no balancete. Em 'Partes iguais' não precisa preencher os valores." |
Filtros, cartões e agrupamento#
Chips: Todas, Vencidas, Esta semana, Em aberto, Pagas.
| Cartão | O que é |
|---|---|
| Em aberto | soma do saldo restante das contas abertas |
| Vencidas | subconjunto das abertas já vencidas |
| Vence esta semana | subconjunto das abertas que vence em até 7 dias |
| Pagas | soma do valor total das contas pagas |
A lista se chama Contas dos fornecedores. No filtro Todas, as contas pagas saem da lista principal e vão para o grupo colapsável Pagas.
Etiquetas de cada linha#
| Etiqueta | Quando aparece |
|---|---|
| Venceu dd/mm | o vencimento já passou |
| Vence dd/mm | o vencimento está próximo (até 7 dias) — cor de atenção |
| Vence dd/mm | o vencimento está distante — cor neutra |
| Sem vencimento | o título não tem data de vencimento |
| Paga / Cancelada | situação do título |
| Boleto · banco \<código\> | o título tem boleto lido |
| saldo R$ … | houve baixa parcial; mostra o que falta |
| Parceiro | o fornecedor está vinculado a um parceiro do cadastro |
Resultado esperado#
- O título aparece em Em aberto e passa a compor o cartão Em aberto.
- Depois da quitação total, ele sai da lista principal e vai para o grupo Pagas.
- O resumo da tela informa quantas contas estão em aberto, o valor total e quantas estão vencidas: "Você tem N conta(s) em aberto somando R$ … . N vencida(s) — priorize o pagamento."
- O título entra na projeção de saída do Fluxo de caixa pela data de vencimento.
Se algo der errado#
| Sintoma | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| "informe o fornecedor" | Fornecedor vazio | preencha o fornecedor |
| "informe um valor valido" | Valor vazio ou inválido | informe o valor, por exemplo 1.234,56 |
| "conta nao encontrada" | o título foi alterado ou removido por outra pessoa | recarregue a tela |
| "Não consegui carregar o leitor de arquivos." | falha ao carregar o leitor de PDF | digite ou cole a linha digitável |
| "Não consegui carregar o leitor (precisa de internet)." | o leitor de OCR precisa de rede | cole a linha digitável |
| "Li o arquivo, mas não encontrei nenhum número nele. Se for um PDF digitalizado (imagem), tire uma foto do boleto ou cole a linha digitável." | PDF sem texto (digitalizado) | tire uma foto do boleto ou cole a linha digitável |
| "Li o arquivo, mas encontrei só N dígito(s) no total — um boleto tem 47 (linha digitável) ou 44 (código de barras)." | o arquivo não é o boleto, ou é de arrecadação | confira o arquivo ou cole a linha digitável |
| "Não reconheci este código. Confira os dígitos ou preencha à mão." | dígito verificador inválido | confira os dígitos |
| "Não consegui ler o boleto agora — preencha os campos à mão." | falha na leitura | preencha à mão |
| "Boleto lido — … Confira e ajuste se precisar." | leitura concluída | confira valor e vencimento antes de salvar |
| O boleto de água, luz ou tributo não é lido | boleto de arrecadação/concessionária (começa com 8) não é lido automaticamente | preencha os campos à mão |
| Estornar não aparece | não há baixa registrada, ou a conta está cancelada | confira a situação do título |
| A conta paga não aparece na lista | no filtro Todas, as pagas vão para o grupo Pagas | abra o grupo, ou use o chip Pagas |
| Estornar não aparece em conta cancelada | cancelada é terminal e não oferece ação | crie um título novo, se ainda for devido |
Como funciona por dentro#
- A leitura do boleto é determinística, sem IA. O backend lê a linha digitável (47 dígitos) ou o código de barras (44), valida os dígitos verificadores e extrai banco emissor, valor e vencimento.
- Boleto de arrecadação não entra. Boletos de concessionária e tributos — os que começam com 8 — ainda não são lidos automaticamente.
- O fator de vencimento tem tratamento de reaproveitamento. A data base é 07/10/1997; se a data calculada cair muito no passado, o sistema soma 9000 dias, tratando o reaproveitamento do fator pela Febraban a partir de 2025.
- A leitura por arquivo acontece no navegador. PDF é lido por extração de texto e imagem por OCR em português. As mensagens distinguem se o problema é o arquivo ou o campo.
- Campo de boleto em branco limpa os três campos. Ao editar, deixar o campo vazio significa título sem boleto, e é o único caso que limpa linha digitável, código de barras e banco emissor.
Não existe alçada de aprovação no produto. O ERPia não tem estado de "aguardando aprovação"
para conta a pagar nem fluxo de dupla conferência: a tela entrega lançar, baixar (pagar) e
estornar, e o controle é por permissão de perfil (financeiro.conta_pagar), não por etapas de
aprovação. Se a sua operação exige aprovação prévia do título, ela acontece fora do sistema — pelo
papel de quem recebe a permissão, ou por processo interno. Isso é decisão da loja, não configuração do
ERPia.