Como dar entrada em uma NF-e e o que a escrituração exige#
Esta página resolve a nota do fornecedor: importar, conferir item a item, vincular produto, dar entrada no estoque e deixar o lançamento pronto para a escrituração. Quem opera: o responsável da loja ou o contador.
Antes de começar — você precisa de:
- permissão
fiscal.entrada_nfe; - o XML da NF-e ou a nota disponível pela SEFAZ para registrar ciência;
- o cadastro de produtos minimamente preenchido (código interno ou EAN) para o vínculo;
- um local de estoque ativo na loja para ser o destino do recebimento.
Passo a passo — importar e dar entrada#
- Abra
Compras e estoque > Entrada de NF-e(o atalhoVisão geral > Entradas pendentesleva ao mesmo lugar). - Clique em Importar XML e escolha um ou mais arquivos XML. A loja é identificada pelo CNPJ destinatário de cada nota.
- Encontre a nota na Caixa de entrada pelo chip Precisa de você.
- Clique em Ver nota e leia a aba Nota — é o espelho da NF-e: emitente, itens, totais, transporte e duplicatas.
- Vá para a aba Conferir itens e ajuste o que você recebeu de fato: quantidade física, lote e validade. Clique em Salvar para gravar a conferência.
- Resolva os vínculos dos itens: clique em Aceitar sugestões quando a IA reconheceu os produtos, ou em Criar produtos novos para os itens que ela não reconheceu.
- Escolha o destino do recebimento (local de estoque ativo da loja).
- Clique em Dar entrada e confirme.
- Se você conferiu fisicamente e a quantidade difere da nota, clique em Confirmar conferência — o sistema avisa que a diferença vira ajuste de estoque e que a entrada é fechada.
- Confira o cartão Crédito fiscal e siga para a escrituração (ver a última seção).
Se a nota chega só como resumo da SEFAZ#
- A nota aparece com o título do emitente e a origem "NF-e recebida pela SEFAZ".
- Clique em Registrar ciência e confirme. A confirmação diz: "Registrar Ciência da Operação para esta NF-e? Isso informa à SEFAZ que a loja tomou conhecimento da nota e libera o XML completo."
- Depois da ciência, o XML completo fica disponível e você segue o passo a passo normal.
Campos e o que significam#
Filtros e cartões#
Chips da caixa de entrada: Todos, Precisa de você, Aguardando ciência, Aguardando XML, Processando, Com erro, Resolvidas.
| Cartão | O que é |
|---|---|
| Na caixa | quantos documentos estão na caixa de entrada |
| Precisa de você | quantos exigem ação ("para conferir" / "tudo em dia") |
| Resolvidas | quantos já tiveram entrada feita |
| Crédito fiscal | soma do crédito a recuperar identificado nas notas |
| Em analise | notas em análise automática ("voce pode continuar") |
| Com erro | notas cuja análise falhou ("pedem revisao") |
Abas do Ver nota#
| Aba | O que mostra |
|---|---|
| Nota | espelho da NF-e: emitente, itens, totais, transporte e duplicatas |
| Conferir itens | o que você recebeu de fato: quantidade física, lote e validade. Salvar grava a conferência |
O aviso da própria ação esclarece a separação: a conferência é gravada na aba Conferir itens, e o vínculo e a entrada são feitos pelas ações do cartão.
Ações por situação#
| Ação | Quando aparece | O que faz |
|---|---|---|
| Registrar ciência | nota recebida apenas como resumo da SEFAZ | informa à SEFAZ que a loja tomou conhecimento e libera o XML completo |
| Aceitar sugestões | itens com sugestão de vínculo de alta confiança | vincula os itens sugeridos de uma vez |
| Criar produtos novos | itens que a IA não reconheceu | abre o cadastro para criar os produtos a partir do XML |
| Dar entrada | nota pronta, ainda não lançada | lança a entrada no estoque (abre modal) |
| Confirmar entrada | nota pronta | confirma a entrada (abre modal) |
| Confirmar conferência | conferência física pendente de fechamento | fecha a entrada e transforma a diferença em ajuste de estoque |
| Tentar analisar novamente | análise automática que falhou | reprocessa a análise |
| Estornar entrada | nota já lançada | desfaz a entrada |
| Descartar | documento que não vai entrar | tira da caixa de entrada. Nada entrou no estoque ainda |
Erros de vínculo de item#
O campo de vínculo aceita código interno ou EAN do produto.
Resultado esperado#
- A nota sai de Precisa de você e aparece em Resolvidas.
- O cartão Resolvidas aumenta e o estoque da loja recebe a quantidade conferida.
- O cartão Crédito fiscal mostra o valor a recuperar apurado nas notas.
- Com a entrada confirmada, o título a pagar do fornecedor passa a existir no financeiro — ver Contas a pagar.
- Na geração do SPED, a nota deixa de aparecer como pendência de entrada — ver SPED, SINTEGRA, XML e balanço.
Como conferir que deu certo#
| O que conferir | Onde | O que caracteriza sucesso |
|---|---|---|
| A nota saiu da fila de pendência | cartões do topo | o cartão Precisa de você não conta mais essa nota |
| O estoque recebeu a mercadoria | produto na tela de estoque | a quantidade entrou e o custo foi atualizado |
| O financeiro recebeu o título | contas a pagar | o título do fornecedor existe, com valor e vencimento da nota |
| O crédito fiscal foi reconhecido | escrituração do item | o crédito aparece conforme o regime da loja — e não aparece no Simples, que não toma crédito |
| O vínculo do item ficou correto | item da nota contra o cadastro | cada item aponta para o produto certo, sem sobra de item sem vínculo |
| A conferência física fechou | tela de conferência, se a loja usa 2 passos | a contagem confere, ou a divergência foi finalizada com a permissão própria |
Se algo der errado#
| Sintoma | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| "escolha ao menos um arquivo XML da nota" | Importar XML sem arquivo | selecione o XML |
| "esse arquivo não é um XML de NF-e válido" | arquivo errado ou corrompido | confira se é o XML da NF-e, não o DANFE em PDF |
| "essa nota já foi importada antes" | a chave já existe no sistema | localize a nota na caixa de entrada em vez de reimportar |
| "todas as notas já tinham sido importadas antes" | todos os arquivos do lote já existiam | idem |
| "nenhum arquivo era um XML de NF-e válido" | nenhum arquivo do lote serve | revise os arquivos |
| "não consegui importar nenhuma das notas — confira se são XMLs de NF-e válidos" | nenhum arquivo importou | revise os arquivos e tente de novo |
| "informe o código interno ou EAN do produto existente" | vínculo em branco | digite o código ou o EAN |
| "não encontrei produto com esse código ou EAN — confira a referência ou crie um produto novo a partir do XML" | produto não cadastrado | cadastre pelo XML com Criar produtos novos |
| "mais de um produto usa essa referência — revise os EANs duplicados antes de vincular" | EAN repetido no cadastro | corrija o cadastro de produtos antes de vincular |
| "o fator de conversão de \<item\> deve ser maior que zero" | fator de conversão zerado | informe um fator maior que zero |
| "a nota ainda tem itens sem vínculo — aceite as sugestões ou vincule cada item antes de …" | item sem produto | aceite as sugestões ou vincule manualmente |
| "a nota possui alerta fiscal — abra Ver nota, confira o campo indicado e corrija o produto ou perfil fiscal antes de …" | alerta fiscal na nota | abra Ver nota, corrija o produto ou o perfil fiscal apontado |
| "o destino escolhido não é um local ativo da loja desta nota — escolha outro destino" | local de estoque inativo ou de outra loja | escolha um local ativo desta loja |
| "dê entrada na nota antes de confirmar a conferência" | tentou confirmar a conferência antes do lançamento | clique em Dar entrada primeiro |
| "nenhuma sugestão de alta confiança para aceitar — use \"Criar produtos novos\" para os itens que a IA não reconheceu" | não há sugestão confiável | cadastre os produtos pelo XML |
| "não há produtos novos para criar nesta nota (os itens já têm sugestão ou vínculo)" | todos os itens já resolvidos | nada a fazer |
| "a nota foi alterada enquanto a conferência estava aberta; atualize a nota e confira novamente" | outra pessoa alterou a nota | atualize e confira de novo |
| "a conferência desta nota já foi concluída por outro usuário; atualize a tela" | conferência concorrente | atualize a tela |
| "vínculo inválido — atualize a tela e tente de novo" | dado de vínculo desatualizado | atualize a tela |
| "analise automatica da NF-e indisponivel" / "a analise da NF-e nao esta aguardando nova tentativa" | análise automática indisponível ou em outro estado | use Tentar analisar novamente, ou vincule manualmente |
| "não foi possível concluir a entrada agora — tente novamente" | falha transitória ao concluir | tente novamente |
O que a escrituração exige do lançamento#
A escrituração lê duas origens: os itens de Entrada NF-e e os itens de Venda/NFC-e. Por isso, o que você faz na entrada de hoje é o que o SPED vai escriturar depois.
Antes de gerar o arquivo, a pré-validação do SPED emite alertas com estes campos, entre outros: Auditoria da entrada, Nota de entrada, Operação fiscal, CST/CSOSN, ICMS-ST, Valor fiscal, NCM, CFOP, CEST, Período e Estoque.
O que isso significa na prática, para cada nota de entrada:
| O que a escrituração precisa | Onde isso se resolve | Por quê |
|---|---|---|
| Entrada confirmada | esta tela, ação Dar entrada | nota de entrada pendente entra como alerta de "Nota de entrada" na pré-validação |
| Auditoria da nota conferida | esta tela, aba Ver nota e alertas fiscais | a pré-validação tem alerta próprio de "Auditoria da entrada" para nota confirmada |
| CFOP de entrada correto | cadastro do produto e perfil fiscal | CFOP é um dos campos de alerta da pré-validação |
| CST/CSOSN e ICMS-ST coerentes | perfil fiscal da operação de entrada | são campos de alerta da pré-validação |
| NCM e CEST do produto válidos | cadastro do produto | são campos de alerta da pré-validação |
| Tipo do item classificado | item da nota | a pré-validação alerta sobre o tipo do item das notas confirmadas |
| Destino no estoque | esta tela, escolha do local | a pré-validação tem alerta de "Estoque" |
Crédito fiscal#
O cartão Crédito fiscal desta tela soma o crédito a recuperar identificado nas notas. Ele é o que alimenta a apuração: o crédito da entrada e o débito da venda se encontram na apuração do período.
Como o crédito é composto, exatamente#
A regra está no produto e é determinada pelo regime da loja:
| Regime da loja | ICMS | PIS/COFINS |
|---|---|---|
| Simples Nacional | não aproveita — a tela registra "Simples Nacional nao aproveita credito de ICMS/PIS/COFINS na entrada." | não aproveita |
| Lucro Real (não cumulativo) | aproveita, pelo valor destacado no XML do item | aproveita por alíquota padrão do regime não cumulativo: 1,65% PIS e 7,6% COFINS |
| Lucro Presumido (cumulativo) | aproveita, pelo valor do XML | não aproveita |
Dois detalhes que mudam o número:
- O ICMS vem do próprio XML (
item.ValorICMS), porque é destacado na nota — é crédito por operação. O PIS/COFINS é que sai de alíquota padrão aplicada ao item. - Só entram no crédito os itens de compra que geram custo/estoque — item que não atualiza custo fica fora da conta.
Como funciona por dentro#
- A importação identifica a loja pelo CNPJ destinatário do XML: um mesmo lote pode conter notas de lojas diferentes.
- O processamento da nota é assíncrono e a caixa de entrada mostra isso: há o chip Processando, o cartão Em analise e o cartão Com erro, com a ação Tentar analisar novamente.
- A conferência é otimista: o sistema recusa salvar se a nota ou a conferência mudaram desde que a tela carregou.
- Descartar e Estornar entrada são coisas diferentes: descartar tira o documento da caixa de entrada e nada entrou no estoque; estornar desfaz uma entrada já lançada.
- A entrada gera movimentação de estoque com origem
nota_entrada.