Compras e estoque na retaguarda#
Entrada de nota, conferência de recebimento, previsão de compra, pedido, inventário, perdas, transferência entre lojas e movimento entre locais da mesma loja.
Antes de começar — cada tarefa exige a permissão indicada no título. Entrada de NF-e pede
fiscal.entrada_nfe; conferência pede estoque.conferir_recebimento (e
estoque.finalizar_com_divergencia para fechar com diferença); pedido pede estoque.pedido_compra;
inventário pede estoque.inventario; transferência pede estoque.transferencia; locais e reposição
pedem estoque.local_gerenciar; os relatórios de ruptura e validade pedem
retaguarda.relatorio_ver.
Como dar entrada em uma NF-e#
A Entrada de NF-e é a caixa de entrada das notas de compra. A IA reconhece os produtos do XML; o que ela não achar no cadastro fica para você resolver.
- Abra Compras e estoque > Entrada de NF-e.
- Clique em Importar XML e envie um ou mais arquivos XML da NF-e. A loja é identificada pelo CNPJ destinatário do XML.
- Abra a nota no chip Precisa de você (ou em Aguardando ciência, se a nota ainda depende de ciência).
- Se a nota estiver aguardando ciência, use a ação Registrar ciência: isso informa à SEFAZ que a loja tomou conhecimento da nota e libera o XML completo.
- Use Ver nota para abrir a nota e conferir item a item — quantidade, custo, vínculo do produto e classificação fiscal.
- Resolva o que a IA não resolveu: vincule o item ao produto existente ou crie o produto novo.
- Use Salvar conferência para gravar a revisão dos itens. Essa ação não confirma a entrada.
- No fluxo de uma etapa, use Confirmar entrada e confira o destino do estoque.
- No fluxo de duas etapas, use Dar entrada. Depois confira o recebimento físico e use Confirmar conferência.
- Se a nota virar estoque e custo, o produto criado por ela nasce Aguardando liberação fiscal — libere a venda depois em Produtos, no chip Liberar venda.
Campos e o que significam
| Campo / ação | O que é | Observação |
|---|---|---|
| XML(s) da NF-e | Arquivo(s) da nota | Aceita vários; a loja sai do CNPJ destinatário |
| Ver nota / Salvar conferência | Abre a nota e grava a revisão dos itens | Não substitui Confirmar entrada, Dar entrada ou Confirmar conferência |
| Registrar ciência | Informa à SEFAZ que a loja tomou conhecimento | Libera o XML completo |
| Chips Todos / Precisa de você / Aguardando ciência / Aguardando XML / Processando / Com erro / Resolvidas | Fila de trabalho da nota | O chip diz em que etapa a nota está |
Resultado esperado — a nota sai de Precisa de você e aparece em Resolvidas; os itens entram no estoque e no custo, e os produtos novos ficam na fila de liberação fiscal.
Se algo der errado
| Sintoma | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| “dê entrada na nota antes de confirmar a conferência” | Você tentou conferir sem dar entrada | Conclua a entrada da nota e confira depois |
| “vínculo inválido — atualize a tela e tente de novo” | O item foi alterado em outra aba/sessão | Atualize a tela e refaça o vínculo |
| “analise automatica da NF-e indisponivel” | A análise automática não respondeu | Tente novamente; se persistir, acione o suporte |
| “a analise da NF-e nao esta aguardando nova tentativa” | A nota já saiu daquele estado | Atualize e veja o chip correto |
| A nota veio com CFOP diferente do esperado | Operação da nota difere do CFOP | Confira a operação antes de confirmar; bonificação e devolução têm tratamento próprio |
Como conferir o recebimento às cegas#
A conferência é às cegas: você conta o físico sem ver a quantidade da nota. Se bater, a nota é confirmada; se houver diferença, só finaliza quem tem permissão.
- Abra Compras e estoque > Conferência de recebimento.
- Localize a nota pelo fornecedor ou pelo número.
- Use a ação Conferir na linha da nota.
- Conte o físico e informe a contagem — a tela não mostra a quantidade da nota.
- Use Salvar contagem.
- Se a contagem bater, a nota é confirmada.
- Se houver divergência, finalize com quem tem
estoque.finalizar_com_divergencia(o fornecedor pode enviar o que faltou depois).
Resultado esperado — a nota conferida sai da fila; havendo diferença, ela fica registrada e visível para quem tem o direito de finalizar.
Se algo der errado
| Sintoma | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| “ação de autorização inválida” | Você não tem estoque.finalizar_com_divergencia | Chame quem tem a permissão |
| “ação inválida” | A nota já saiu do estado de conferência | Atualize a tela |
| A contagem não fecha e ninguém finaliza | Divergência sem responsável disponível | Trate como pendência do dia e escale para o gestor |
Como usar a Previsão e compras#
- Abra Compras e estoque > Previsão & compras.
- Filtre por produto ou use os chips Em alta, Caindo e Estável.
- Leia, por produto, a previsão de demanda e a sugestão de quanto comprar para cobrir os próximos dias.
- Leve a sugestão para o Pedido de compra.
Resultado esperado — você compra com base na demanda projetada, e não no estoque parado.
Se algo der errado
| Sintoma | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| Produto sem previsão | Histórico de venda insuficiente no período | Confira se o produto vendeu e se a loja está correta |
| Previsão muito acima do bom senso | Pico de venda atípico no histórico | Trate como sinal, não como ordem de compra |
Como montar um pedido de compra#
- Abra Compras e estoque > Pedido de compra.
- Clique em Adicionar item.
- Informe a Pedido (referência) que agrupa os itens (ex.:
PC-001), o Fornecedor e o Código / EAN do produto. - Informe a Quantidade e, se quiser, o Custo unitário (R$) e uma Observação.
- Repita para os demais itens do mesmo pedido, usando a mesma referência.
- Acompanhe pelos chips Rascunho, Enviados e Recebidos.
Resultado esperado — o pedido fica agrupado pela referência e o recebimento é automático: quando a NF-e do fornecedor é confirmada em Entrada de NF-e, o pedido fecha sozinho, com as divergências visíveis.
Se algo der errado
| Sintoma | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| “informe a referência e o código do produto” | Campo obrigatório vazio | Preencha referência e produto |
| “informe a quantidade” | Quantidade vazia | Informe a quantidade |
| O pedido não fecha ao receber | A NF-e do fornecedor ainda não foi confirmada | Importe e confirme a NF-e em Entrada de NF-e — o pedido fecha sozinho |
| “ação inválida” | Versão de tela diferente | Atualize a página |
Como fazer o inventário e processar a diferença#
O inventário é por sessão: ao abrir, o sistema congela o saldo daquele recorte; você conta a prateleira e processa o resultado.
- Abra Compras e estoque > Inventário.
- Clique em Novo inventário.
- Escolha o Tipo de inventário: Geral (a loja toda) ou Rotativo (por categoria).
- Se for rotativo, escolha Setor, Categoria e Subcategoria.
- Escolha a Loja e o Local de estoque da contagem.
- Abra a sessão e use a ação Contar em cada item: bipe ou digite o Código / EAN e informe a Quantidade contada.
- Confira o detalhe de divergências item a item (falta ou sobra).
- Processe a sessão para ajustar o estoque: o furo (perda ou sobra) fica registrado.
- Se a contagem não vai mais acontecer, cancele a sessão.
Campos e o que significam
| Campo / ação | O que é | Observação |
|---|---|---|
| Tipo de inventário * | Geral (loja toda) ou Rotativo (por categoria) | Rotativo exige classificação |
| Setor / Categoria / Subcategoria | Recorte do inventário rotativo | Em cascata |
| Loja | Loja inventariada | — |
| Local de estoque | Local contado | Loja com um único local ativo dispensa a escolha |
| Contar | Abre a contagem do item | Código / EAN * e Quantidade contada |
| Chips Todos / Em andamento / Processados / Cancelados / Sem local | Estado da sessão | Sem local = sessão bloqueada esperando a escolha do local |
| Vendas durante a contagem | São descontadas automaticamente | — |
Resultado esperado — a sessão sai de Em andamento para Processados, o estoque é ajustado e a falta/sobra fica registrada no período.
Se algo der errado
| Sintoma | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| Sessão no chip Sem local (“Escolha o local”) | A sessão abriu sem local definido | Abra a sessão e escolha o Local de estoque |
| “esta sessao nao esta bloqueada para revisao de local” | A sessão já tem local definido | Nada a fazer — siga a contagem |
| “falha ao carregar os locais de estoque da loja” | Loja sem locais cadastrados | Cadastre em Locais de estoque |
| “inventario nao encontrado” | Sessão removida ou link antigo | Volte à lista |
| “sem permissao para inventariar” | Falta estoque.inventario | Peça o direito no seu perfil |
Como contar itens fora da sessão (Contagem do inventário)#
A tela Contagem do inventário é o registro rápido de contagem, item a item, com a divergência calculada na hora.
- Abra Compras e estoque > Inventário e entre em Contagem do inventário (é tela de fluxo filho: não tem item de menu próprio).
- Clique em Contar item.
- Bipe ou digite o Código / EAN do produto e informe a Quantidade contada.
- Se quiser, informe o Inventário (referência) e uma Observação.
- Salve. O sistema fotografa o saldo atual e calcula a diferença.
- Filtre por Divergências, Faltas ou Sobras para atacar o que importa.
Campos e o que significam
| Campo | O que é | Observação |
|---|---|---|
| Código / EAN do produto * | Item contado | Produto precisa existir no cadastro |
| Quantidade contada * | O que você contou | — |
| Inventário (referência) | Nome do inventário | Ex.: “Inventário Jan/2026” |
| Observação | Anotação livre | — |
Diferença = contado − saldo do sistema. Negativo é falta; positivo é sobra; zero confere.
Resultado esperado — cada contagem aparece com o selo Confere, Falta ou Sobra e o valor em R$; os KPIs mostram faltas e sobras do período.
Se algo der errado
| Sintoma | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| “produto não encontrado para o código …” | Código inexistente no cadastro | Cadastre o produto antes de contar |
| “informe o código do produto” | Código vazio | Bipe ou digite o código |
| A contagem não ajustou o estoque | Nesta versão esta tela registra a divergência (relatório) | Use o Inventário (sessão) para ajustar o saldo |
Como ler a ruptura de gôndola#
- Abra Compras e estoque > Ruptura de gôndola.
- Filtre por produto.
- Leia a lista de itens que vendem e estão faltando na gôndola.
- Trate como tarefa de reposição: verifique estoque, pedido em aberto e reposição entre locais.
Resultado esperado — o item que sumiu da gôndola volta para a lista de ação antes de a venda ser perdida.
Se algo der errado
| Sintoma | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| Produto aparece como ruptura e tem estoque | Estoque no depósito, gôndola vazia | Use Reposição entre locais |
| Produto sem venda aparece na lista | Falta de histórico | o alerta compara a venda recente com o histórico do próprio produto; item sem histórico fica fora do corte |
Como antecipar a perda por validade#
- Abra Compras e estoque > Perda por validade.
- Filtre por produto ou use os chips Vencidos, Crítico, Urgente e Atenção.
- Leia, por item, a sobra projetada em quantidade e em R$ — a lista é ordenada pela perda projetada.
- Decida a ação: desconto, remarcação, uso em produção ou retirada.
Como funciona por dentro — a projeção cruza os lotes perto de vencer (das entradas com validade) com a velocidade de venda do produto:
sobra projetada = quantidade − (velocidade × dias até vencer)
Resultado esperado — você age nos itens do topo da lista, que são os que mais dinheiro vão perder.
Se algo der errado
| Sintoma | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| Item com validade não aparece | A entrada não trouxe lote/validade, ou o produto não tem controle de validade | Marque Controlar validade na aba Lote e validade do produto |
| Projeção pessimista | Velocidade de venda recente baixa | Trate como alerta, não como sentença |
Como transferir entre lojas#
- Abra Compras e estoque > Transferência entre lojas.
- Clique em Nova transferência.
- Informe uma Transferência (referência), a Loja origem e a Loja destino (precisam ser diferentes).
- Bipe o Código / EAN do produto e informe a Quantidade.
- Adicione os demais itens, se houver.
- Envie a transferência (ela fica Em trânsito).
- No destino, receba a transferência: é o recebimento que efetiva o saldo — baixa na origem e entra no destino, com os movimentos no Kardex.
- Acompanhe pelos chips Rascunho, Em trânsito e Recebidas.
Campos e o que significam
| Campo | O que é | Observação |
|---|---|---|
| Transferência (referência) | Agrupa os itens | — |
| Loja origem / Loja destino | Lojas do movimento | Origem e destino devem ser diferentes |
| Código / EAN do produto * | Item transferido | — |
| Quantidade * | Quantidade | — |
| Observação | Anotação | — |
Resultado esperado — a transferência aparece em Recebidas e o saldo mudou nas duas lojas.
Se algo der errado
| Sintoma | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| “origem e destino devem ser lojas diferentes” | Mesma loja nos dois campos | Para mover dentro da loja, use Reposição entre locais |
| “informe o código do produto” / “informe a quantidade” | Campo vazio | Complete os campos |
| O saldo não mudou | Transferência ainda Em trânsito | Receba a transferência no destino |
| “sem permissao para transferir estoque” | Falta estoque.transferencia | Peça o direito no seu perfil |
Como cadastrar os locais de estoque#
Cada loja tem um ou mais locais (depósito, área de venda, câmara). O local padrão de venda é de onde o PDV baixa; o padrão de recebimento é para onde a nota de entrada vai.
- Abra Compras e estoque > Locais de estoque.
- Clique em Incluir local.
- Escolha a Loja e informe Nome e Código.
- Escolha o Tipo e deixe Local ativo marcado.
- Marque Padrão para venda (de onde o PDV baixa) e/ou Padrão para recebimento (para onde a nota entra).
- Salve.
- Garanta que cada loja tenha um local padrão de venda e um de recebimento: os KPIs Sem padrão de venda e Sem padrão de recebimento acusam a falta.
Campos e o que significam
| Campo | O que é | Observação |
|---|---|---|
| Loja * | Loja do local | — |
| Nome * | Nome do local | Ex.: Depósito, Gôndola, Câmara fria |
| Código | Código do local | Ex.: 001 |
| Tipo | Tipo do local | — |
| Local ativo | Liga/desliga | Local inativo não é usado |
| Padrão para venda | De onde o PDV baixa | — |
| Padrão para recebimento | Para onde a nota entra | — |
Resultado esperado — a loja aparece sem alerta de padrão faltando e passa a ter o saldo distribuído por local.
Se algo der errado
| Sintoma | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| Não consigo inativar um local | Ele é padrão de venda ou de recebimento | Torne outro local padrão primeiro (a tela oferece Tornar padrão de venda) |
| Loja sem padrão de venda | Nenhum local marcado como padrão | Marque um local como Padrão para venda |
| Venda e entrada caindo no local errado | Sem padrão definido, a operação cai no local ativo mais antigo | Defina os padrões |
Como repor entre locais da mesma loja#
Reposição move um produto dentro da mesma loja — do depósito para a gôndola, por exemplo. O total da loja e o custo médio não mudam; só o saldo de cada local.
- Abra Compras e estoque > Reposição entre locais.
- Clique em Transferir entre locais.
- Escolha a Loja.
- Escolha o Local de origem e o Produto.
- Escolha o Local de destino e informe a Quantidade.
- Confira o bloco Saldos (o que existe em cada local) e, se quiser, escreva uma Observação.
- Confirme a operação. As duas pernas ficam no Kardex ligadas entre si; reenviar a mesma operação não duplica nada.
Campos e o que significam
| Campo | O que é | Observação |
|---|---|---|
| Loja * | Loja da operação | — |
| Local de origem * | De onde sai | — |
| Produto * | Item movido | Busca por nome ou código |
| Local de destino * | Para onde vai | — |
| Quantidade * | Quantidade movida | — |
| Saldos | Saldo do produto em cada local | Apoio à decisão |
| Observação | Anotação | Opcional |
Resultado esperado — o saldo muda de local, o total da loja continua igual e a operação aparece no histórico do período.
Se algo der errado
| Sintoma | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| “sem permissao para repor estoque entre locais” | Falta estoque.local_gerenciar | Peça o direito no seu perfil |
| A loja não tem destino possível | Só existe um local ativo | Cadastre o segundo local |
| Movimento entre lojas | Operação errada | Use Transferência entre lojas |